Se acerca la asamblea extraordinaria de Octubre y, cómo sabéis, tenemos que decidir sede para la PyConES 2023.
De momento nos ha llegado la candidatura de Python Canarias que podéis ojear aquí: Candidatura Canarias 2023
Podéis comentar en este post vuestras dudas que @euribates y @sdelquin de Python Canarias o la Junta Directiva irán contestando en la medida de lo posible.
Durante la asamblea, en el contexto de la PyConES, votaremos la nueva sede.
Muchas personas caen en el error de pensar que las universidades nos dejan gratis su espacio y nada más lejos de la realidad!
La estimación inicial de Granada fueron más de 2.000€ y la de Alicante 21.500€. Por eso uno de los puntos fuertes que quiero recalcar es que la universidad de La Laguna nos ofrece su espacio gratuitamente.
En primer lugar, enhorabuena por la candidatura. Está muy detallada y bien organizada.
Por poneros en contexto, soy nuevo en Python España y formo parte del equipo organizador de la PyConES 2022 en Granada. Dejo por aquí algunas dudas que me surgen desde la experiencia de este año.
El aula magna tiene espacio para 600 personas, sin embargo estimáis unas 800 presenciales. ¿Cómo planteáis gestionar a las potenciales ~200 personas que se pueden quedar fuera de las keynotes?
En el presupuesto veo que a la guardería se le ha asignado 0€, ¿tenéis alguna colaboración para que os salga gratis? (En Granada vamos a contratar a una empresa para cubrir a unos 20 niñes.)
En cuanto a la organización de ponentes, en Granada hemos tenido problemillas para las charlas del domingo por la tarde ya que la gente tiene que volver a casa. ¿Os habéis planteado mover las fechas a jueves-viernes-sábado?
Lo primero de todo, ¡mil gracias por vuestra energía y vuestras ganas presentando esta candidatura! Cuando abrí el documento y vi lo bonito que lo habéis dejado y lo que os lo habéis currado, pensé “wow, si esta gente es tan atenta al detalle y le pone tanta dedicación, seguro que va a bordar la organización!!”.
Tenéis un equipo organizador super bien nutrido y diverso (15 personas!), lo que os va a servir para empezar con muchísima fuerza. Pero no dudéis en pedir colaboración remota a la comunidad, que organizar una conferencia de este tamaño lleva muchísimo trabajo, como ya comprobaréis. El extra de voluntaries durante los días de la conferencia que tenéis planeado también ayuda muchísimo.
Sobre los patrocinios:
Este año hemos tenido 11 plata, 11 oro, 7 platino, 8 diamante y 2 keystone. Nos han escrito varias empresas a las que hemos tenido que decir que no podíamos admitir más, lo que da lugar a ajustar los precios de algunos patrocinios al alza.
Tened en cuenta que los niveles más altos de patrocinios normalmente otorgan stand, por lo que deberíais aseguraros de que tenéis espacio para albergar al menos 20 stands.
El número de entradas otorgadas a patrocinadores, he visto que lo habéis reducido ligeramente frente a Granada, pero teniendo en cuenta que hay el aforo es limitado, yo incluso las reduciría más. Con los números actuales, las entradas de patrocinadores serían un 27.5% del total. Los patrocinadores que quieran más entradas siempre pueden comprarlas en las tandas normales como el resto de mortales Pero es solo mi opinión; quizá quitar más entradas a los patrocinios les resta demasiado atractivo.
Sobre las entradas:
25€ por acceder al streaming, que es la mitad del precio ordinario (50€) me parece algo caro. Más teniendo en cuenta que si lo ves por streaming no tienes acceso a comida, welcome pack, etc. Es una experiencia muy reducida. Yo recomendaría poner un precio mucho menor, tipo 5€ o 10€, o incluso lo ofrecería gratis y dejaría que quien quiera haga donaciones. Lo digo porque se espera obtener 10K€ con esto, y no tengo claro que mucha gente compre entradas de streaming por 25€.
En la última Asamblea General de Python España, Mai propuso ofrecer “entradas de empresa” a un precio superior a las normales. Es una práctica relativamente común en eventos y creo que se ha utilizado en el pasado en la PyConES. Tiene sus pros y sus contras, pero quizá merezca la pena evaluarlo.
Tened en cuenta que el partner de ticketing (en Granada Eventbrite) se puede quedar hasta cerca de un 10% del precio de la entrada. Si lo absorbe la organización habría que contarlo como gasto (-3000€).
También tened en cuenta si los 50€ de entrada ordinaria incluyen IVA. Si no, hay que tratarlo como gasto también.
¿Está la gente de la organización está incluída en las 40 entradas etiquetadas como “Voluntariado”?
Más cosas:
Al ser el evento en una isla podemos preveer que para mucha gente supondrá un gasto extra importante viajar hasta allí. Sería interesante aumentar el presupuesto de becas de transporte. Una opción sencilla es pagar habitaciones en un mismo hotel para las personas becadas, de forma que al menos se elimina ese gasto para ellas. Y es fácil de gestionar porque es todo el mismo hotel (o pocos hoteles), con lo que se consiguen normalmente buenos precios. Esto es importante para promover la diversidad.
Esto es toda la chapa que tengo por el momento. ¡Ánimo y mucha fuerza!
En cuanto al aforo del Aula Magna estamos barajando la posibilidad de derivar las personas que no entren a un aula anexa y emitir en streaming la apertura y el cierre.
En cuanto a la guardería, honestamente, no hemos profundizado en el tema. Seguro que tendremos que asignar una parte del presupuesto a ello, pero aún no está explorado.
En cuanto a “rodar” las fechas, la verdad es que no se nos había ocurrido. Es una idea innovadora que puede dar buenos resultados. Todo es cuestión de valorar pros y contras.
Te agradezco mucho las aportaciones. Se ve que te has leído bien la candidatura jeje
Empezando por el principio, te agradezco tus palabras de aliento con respecto a la candidatura y me alegro de que te haya gustado la propuesta. Esperamos estar a la altura y por supuesto que vamos a necesitar ayuda de gente tan valiosa como ustedes. Contamos con su inestimable colaboración.
Sobre los patrocinios:
Interesante conocer el número de patrocinios de este año. Nos pone en contexto.
Me atrevo a decir que no hay problema en cuanto a espacio para stands de patrocinios. El hall del aulario es bastante grande y creo que se pueden distribuir bien.
Lo de bajar aún más las entradas a patrocinios me parece perfecto. Estamos en esa misma línea.
Sobre las entradas:
Desde luego no es fácil poner precios de entradas sin un poco más de recorrido. Lo que planteas de bajar el precio de las entradas streaming me parece bien. Tendremos que sentarnos con calma y analizarlo.
Super interesante también la propuesta de Mai de “entradas de empresa”. Genial contar con esa idea para estudiarla.
En cuanto al partner de ticketing, en las reuniones que hemos tenido hay gente que sugiere estudiar otras empresas, pero, como todo, es cuestión de evaluar lo que nos ofrecen.
IVA/IGIC. Sí. Estos temas fiscales son todo un mundo. No soy el más indicado para hablar sobre el tema jeje Pero otro punto a aclarar.
En las 40 entradas etiquetadas como voluntariado hemos incluido a la gente de la organización. Eso nos daría alrededor de 20 personas más apoyando esos días in-situ. Tampoco tenemos claro si eso es suficiente. Se verá.
Más cosas:
Desplazamiento a las islas. Gran tema. Efectivamente tenemos un poco de miedo de si esto va a generar cierto “rechazo” por la distancia o el coste. Esperamos que no, o al menos no tanto, porque sabemos que el personal está con muchas ganas de venir a Canarias, pero efectivamente hay que buscar estrategias que hagan más atractivo el desplazamiento.
La chapa está fantástica. Gracias Isra por estar siempre tan comprometido y aportar tantas ideas y tan buenas.
Siento no ser muy específico en las respuestas, pero en mi mente estaba discutir estas y otras mil cuestiones más cuando sepamos que somos la sede elegida, si ese es el caso
Así que seguimos en contacto y esperamos que todo salga muy guay.
Un aplauso al equipo de Python Canarias no solo por esta propuesta sino por todo el trabajo para crear comunidad tan molona a lo largo de los años
Para empezar, tengo un meta-comentario: enhorabuena por conseguir que la sede sea gratis ¿qué pensáis que ha influido más en esto? Y ¿cómo podríamos intentar repetirlo de aquí en adelante? El precio de la sede es de los factores que más influyen en el presupuesto final, junto con el catering. Desde 2013 creo que no habíamos conseguido una sede gratuita, y hemos pasado por muchas universidades públicas (de hecho algunas nos apretaron bastante las tuercas). ¿Fue el hecho de ser una asociación de ámbito local? ¿Facilitaría algo no cobrar entrada? ¿Pasar de ser asociación a fundación?
Ahora mis dudas concretas: las más son básicamente las que ya han dicho @draxus y @dukebody y alguna más:
Mover el evento a jueves-viernes-sábado como dice @draxus : la gente que no puede ir a las últimas charlas del domingo es un problema recurrente, fastidia a la persona que da la charla de cierre y a quienes se la pierden. Para muestra un botón:
(esto pasa todos los años)
Yo también dejaría claro desde el principio que habrá streaming en directo y lo dejaría gratis. Por un lado, a lo mejor eso afloja la presión sobre la asistencia, y al mismo tiempo hace el evento más accesible.
Veo que los precios de los niveles de patrocinio se mantienen con respecto a años anteriores. De hecho, no han cambiado desde 2013 (salvo el añadido de los Keystone). Como dice @dukebody, la experiencia de este año (y la inflación acumulada) aconsejan una revisión al alza de los niveles medios y altos. Pero hay que hacerlo con cuidado lógicamente (y más teniendo en cuenta la incertidumbre que hay con respecto a la coyuntura económica).
¿En el Campus de Guajara hay opciones de restauración y/o reparto de comida a domicilio y/o microondas? A lo mejor se podría experimentar con hacer el catering opcional (opt-out, para los despistados) por si hay gente que quiere pagar un poco menos a cambio de llevar su propia comida, o tiene restricciones alimentarias muy delicadas, o cualquier otro motivo.
¿Alguien ha mirado ya cuánto costaría fletar un avión desde Madrid? Ryanair vuela a Tenerife con un avión en el que caben 215 pasajeros. No es nada descabellado pensar que ese número de personas lo usarían. Incluso ni siquiera tiene que correr la organización con los gastos (cada asistente podría pagar su parte) pero ya reservar el avión reduciría la incertidumbre (y le añadiría un componente divertido al viaje).
Algunas cuestiones operativas o de contenido que se me vienen a la mente, que por más que sea un poco temprano las voy a dejar escritas por si ayudan:
Este año por primera vez se probó un sistema de tandas para las entradas y creo que fue contraproducente - creó un poco de ansiedad tanto para el equipo organizador como para los potenciales asistentes. Tal vez sacarlas un poco más tarde, vista la demanda que hay, podría ser una buena idea. Se podría combinar con un sistema tipo “introduce aquí tu email para registrar tu interés por asistir a la PyConES 2023” para medir el interés desde muy temprano.
El sistema de reserva de entradas a sponsors hace aguas. Algunas empresas demoran muchísimo en contestar, y eso también crea ansiedad para el equipo organizador. Al mismo tiempo, parece obvio que forzar unos plazos a dichas empresas no termina de ser realista o viable. Yo sé que como empleado lo más cómodo es que tu empresa te compre la entrada, pero a lo mejor deberíamos ir hacia un sistema en el que las personas físicas se la compran cuando quieren y los empleadores las reintegran cuando pueden. Si no, al final la burocracia interna de las empresas acaba afectando a una organización de voluntarios como es la PyConES, y yo creo que eso no es sostenible.
Hay gente que echa de menos más charlas “de lenguaje” (listas vs tuplas, nueva sintaxis en Python 3.12, cómo funcionan los decoradores, etc) y al mismo tiempo hay un poco de incertidumbre sobre qué charlas no técnicas son bienvenidas en la PyConES (¿diversidad? ¿gestión de equipos? ¿qué hace un developer advocate? ¿burnout en open source?). Tal vez se podría incidir un poco sobre cómo se comunica esto en la llamada a charlas para que quede claro qué se busca.
El sistema de revisar charlas sigue siendo un poco precario. La gente se apunta como voluntaria pero luego no revisa las charlas que les corresponden. Por otro lado, la experiencia enseña que dejar a la organización/comité editorial un último filtro o criterio para confeccionar la agenda es muy deseable - pero dejar la revisión a las 4-10 personas de la organización, que están con otras tareas, es un poco pesado. Como idea, se podría hacer una “reunión de bienvenida” para revisores externos en la que (1) se expliquen los criterios de evaluación, y (2) se le ponga cara a la gente y se les anime a cumplir los plazos.
Y bastante he escrito ya - de nuevo muchas gracias a Python Canarias por dar el paso, ¡y deseando veros a todos en Granada!
El extra de voluntaries durante los días de la conferencia que tenéis planeado también ayuda muchísimo.
Pero es solo mi opinión; quizá quitar más entradas a los patrocinios les resta demasiado atractivo.