¡Hola 
!
Con la intención de fomentar a nuevas personas ponentes, facilitar el acceso a nuevas comunidades y reforzar la comunidad de Python España, desde la Asociación se ha diseñado la siguiente política de reembolso 
.
Se ha trabajado en que sea clara, flexible y fácil. Estamos abiertos a nuevas propuestas y a resolver dudas que puedan surgir.
A continuación se detalla la política de reembolso a ponentes, el procedimiento y dudas generales que puedan quedar en el tintero.
La Asociación, en pos de fomentar e incentivar a las distintas comunidades locales que la componen, se compromete a ayudar económicamente a ponentes que se tengan que desplazar para dar una charla, taller o presentación.
¿Qué se reembolsa?
Los siguientes conceptos:
- Viaje en transporte público.
- Tren.
- Autobús.
- Avión.
- Desplazamiento desde la estación/aeropuerto hasta el lugar de destino.
- Para viajes en transporte público, para desplazarse hasta el lugar de destino (el propio lugar de la conferencia o el hotel).
- Se debe priorizar movilidad en transporte público frente a vehículos privados.
- Noche(s) en hotel o apartamento + un día extra de margen.
- Gastos derivados debidamente justificables (seguro médico en viajes internacionales, etc.)
- Este tipo de gastos se deben comunicar a la Asociación para su evaluación.
¿Qué no se reembolsa?
- Desplazamientos en transporte privado.
- Alquiler de vehículo.
- Combustible/fuente de energía.
- Etc.
- Desplazamientos en el lugar de la conferencia, como:
- Taxis.
- VTC.
- Alquiler de VMP.
- Noche(s) de hotel fuera de los días de conferencia + día extra de margen.
- Gastos derivados tanto de la estancia como del transporte:
- Minibar de la habitación.
- Desayunos no incluidos en el precio.
- Seguros.
- Equipaje extra.
- Compra de material particular.
- Si el material va destinado a la comunidad local, se puede hablar previamente con la Asociación para financiarlo a través de los fondos reservados para comunidades locales.
- Comida(s).
Procedimiento
El proceso de petición de reembolso es una acción conjunta llevada a cabo por la persona interesada y respaldada por la comunidad local. Previo al procedimiento, la comunidad local debe comunicarse con la Asociación indicando:
- El evento que se va a realizar.
- Las fechas del mismo.
- La ubicación del evento.
- La intención de usar la bolsa de ponentes.
La bolsa de ponentes estará disponible siempre y la Asociación puede sugerir a alguien que encaje con la temática de la conferencia. ¡Hay mucha variedad de ponentes y con mucho conocimiento!
Una vez se ha realizado la ponencia, la persona interesada debe ponerse en contacto con la Asociación indicando qué se desea reembolsar. En copia debe estar siempre la comunidad local, que deberá respaldar a quien dió la ponencia. En caso de ser necesario, la Asociación puede preguntar sobre más detalles tanto de la conferencia/charla/ponencia/taller como de quien solicita el reembolso.
NOTA: aunque no se establece un límite a la cantidad reembolsable, la Asociación se reserva el derecho de denegar un reembolso si se considera que las cantidades exceden cuantiosamente lo razonable para el evento, tiempo, transporte y alojamiento.
Como resumen, estos serían los pasos a realizar:
- Escribir a junta@es.python.org con todos los detalles del reembolso.
- Idealmente, se debe entregar una factura por cada elemento a reembolsar. Sin embargo, con una captura del ticket de compra y documentos que la acrediten (una reserva, el billete de tren) sirve.
- Poner en copia a la comunidad local.
- La comunidad local deberá respaldar al ponente, mandando un mensaje por el cual confirma las fechas del evento y la persona ponente.
- La Asociación evaluará la solicitud y responderá con los siguientes pasos.
- En caso de ser necesario, la Asociación recabará toda la información para poder realizar el reembolso.
- Se debe indicar un número de cuenta para poder realizar el reembolso.
Q&A
Q: ¿Qué pasa si la charla es solo un día pero me alojo más en el hotel?
A: La Asociación evaluará la solicitud y, si todo está en orden, se realizará el reembolso solo del día de la conferencia.
Q: ¿El transporte incluye vuelos?
A: En principio sí, siempre y cuando el gasto sea justificable y no exceda una cantidad normal para las fechas y demanda.
Q: Voy con mi coche porque es más económico, ¿puedo reembolsar el coste del trayecto?
A: No, por motivos de sostenibilidad ecológica, social, económica y de la propia Asociación se prefiere el transporte público. Si no hay ninguna opción para llegar al destino que no sea en vehículo privado, ponte en contacto con la Asociación para evaluar la casuística en particular.
Q: Voy con un acompañante, ¿se reembolsan sus gastos?
A: No, solo se reembolsan los gastos de la persona que va a dar la ponencia. Si la(s) factura(s) y/o ticket(s) incluyen a más de una persona, se hará el cálculo proporcional.
Q: Necesito material para dar la charla (clickers), ¿puedo reembolsarlo?
A: No, el material no se reembolsará nunca. Si necesitas algo específico para la ponencia, asegúrate de preguntar primero tanto en la Asociación como en la comunidad local, ya que muchas veces se tienen medios suficientes para una charla.
Q: He tenido un incidente, ¿me podéis ayudar?
A: La Asociación cuenta con un seguro de responsabilidad civil que se hace extensible a cada comunidad local y que cuenta con hasta 100.000€ en coberturas y gastos. Si has tenido algún problema, ponte en contacto con la Asociación para evaluar lo antes posible cómo ayudarte.
Q: La charla es fuera de España, ¿aplica esta política también?
A: La política aplica directamente a aquellas conferencias que sucedan dentro del territorio español. En otro caso, se debe hablar directamente con la Asociación para evaluar el caso y hacer un presupuesto ajustado.
Q: Vivo en la misma localidad que donde será la conferencia, ¿se me pueden reembolsar los gastos?
A: En principio, no. El reembolso de gastos aplica en principio a aquellas personas fuera de la localidad en la que se realizará la conferencia. Se contempla el reembolso de gastos de transporte en caso de que, pese a vivir en la misma localidad, la distancia sea considerable. Se debe comunicar a la Asociación de antemano y se comunicará con la mayor brevedad posible si aplica o no.
Q: Voy a dar una ponencia sobre JavaScript, ¿puedo?
A: No, en principio. Las charlas que se financian tienen que tener una temática relativa a Python, su comunidad o de índole social, pero siempre relativo al lenguaje o la Asociación. La charla y su temática deberán cumplir siempre el código de conducta de la Asociación.
Q: No puedo dejar a mi hijo/hija con nadie, ¿puedo llevarle?
A: Sí, y cubrimos sus gastos también. Contacta con la Asociación primero y según tus necesidades adaptamos la financiación en la medida de lo posible.