Llamada a sedes PyConES 2023

dukebody · 21 Junio, 2022 06:19

¡Hola pythonistas!

Nos complace anunciar que queda abierta la llamada a sedes para la PyConES 2023.

Fieles a nuestra idea desde que empezamos la PyConES, seguimos buscando que cada nueva edición se celebre en una ciudad distinta. Con ello conseguimos cohesionar la comunidad llevando Python a distintos territorios y, por supuesto, que cada edición tenga un sabor especial, gracias al toque que le da el equipo local

En Madrid arrancó todo, en Zaragoza nos llevamos cachirulos, en Valencia bebimos horchata y comimos paella, en Almería hubo arte entre plásticos de invernadero, en Cáceres nos sentimos como en Juego de Tronos, en Málaga aprendimos mil formas de pedir el café para el desayuno, en Alicante disfrutamos de un arroz con sepia en su paseo marítimo, durante la pandemia comprobamos cómo seguimos teniendo ganas de PyConES incluso en la distancia y, dentro de nada, en Granada comeremos pionono y disfrutaremos de un atardecer desde el Sacromonte. ¿Qué nos deparará el año que viene?

En años pasados ya recibimos varias propuestas para la PyConES, así que tenemos la seguridad de que este año volverá a ocurrir. Por ello, queremos daros tiempo para preparar un pequeño plan y para animaros a presentar una fantástica candidatura para la PyConES 2023.

Definiciones

Asociación. Se refiere a la Asociación Python España, bajo cuyo auspicio se organiza la PyConES. Su responsabilidad recae sobre la Junta Directiva y sobre cualquier persona o grupo en el que ésta delegue.
Equipo organizador. Se refiere al grupo de personas, constituidas en asociación o no, que presenta la candidatura y se responsabilizará de la organización del evento.
Colaboradores/as. Es el conjunto de personas reclutadas por el equipo organizador o por la Asociación, pero no constituyentes del equipo organizador original arriba descrito, que colaborará en la organización del evento. Pueden ser locales o remotas.

¿Qué debería incluir la candidatura?

Quiénes integrarían el equipo organizador

Nombre y breve biografía de cada una de las personas del equipo. Lo deben integrar las personas voluntarias que quieran hacerse cargo de la organización de la conferencia.
La implicación debe ser a título individual y no en nombre de una empresa.
Se espera que al menos parte del equipo organizador viva cerca (misma ciudad o similar) de las sedes propuestas para el evento.
Se valorará que el equipo organizador se coordine en horas fuera del horario de oficina o en general que tome medidas para fomentar la participación externa de colaboradores/as.
IMPORTANTE: Se valorará la experiencia previa referente a la organización de otros eventos similares (PyDay, Django Girls o similares).

Fechas tentativas

Preferiblemente septiembre u octubre a más tardar.

Presupuesto económico

Estimación de ingresos y gastos agrupados por las diferentes partidas económicas del evento, justificando cómo se ha realizado la estimación de cada una de ellas.

Debe incluir:

Ingresos:
- Entradas: precios por distintos tipos de entradas y estimación de cuántas se venderán.
- Patrocinadores: propuesta de esquema de precios y contrapartidas de los distintos niveles de patrocinio. Ingresos de patrocinadores, teniendo en cuenta las posibles alianzas a nivel local.
- Subvenciones y/o ayudas institucionales: de ayuntamientos o instituciones públicas, si las hubiese.
Gastos:
- Imprescindible, ya que suelen constituir la mayor parte del presupuesto:
  - Venue/Espacios del evento: precio por cada espacio a alquilar. La información por día o fracción de tiempo puede resultar útil.
  - Servicios de los espacios: todos aquellos relacionados con el uso de los espacios: conexión a Internet, seguridad, conserjería, limpieza…
  - Catering: precio (total y por asistente) por cada una de las comidas/coffee break que se servirán durante todo el evento, así como de la mano de obra que fuese necesaria (transporte, camareros, cocina…).
  - Grabación/edición de vídeos charlas: material y mano de obra.
  - Iniciativas para promover la diversidad: Guardería, sala lactancia, traducción a lengua de signos, subtitulado en directo, becas de entrada, transporte y alojamiento, etc.
- Opcional, por constituir gastos menores o ser más difícil de estimar:
  - Streaming en directo: si hubiese.
  - Fotografía: si hubiese.
  - Keynoters: gasto estimado de viajes, entradas, alojamiento y dietas.
  - Welcome pack / Merchandising.
  - Señalética e impresiones: puede incluir roll-ups, paneles y folletos informativos, pósters, diseño del logo del evento (si aplica), acreditaciones con sus lanyards…o, posibles alternativas.

Para facilitar esta tarea la Asociación puede poner a vuestra disposición los presupuestos y memorias económicas de ediciones pasadas.

Posibles sedes estudiadas: universidades, centros de congresos, espacios cedidos por el ayuntamiento para estos fines…

Se valorarán esquemas de precios claros y asequibles para asociaciones sin ánimo de lucro y compromisos firmes (no queremos sorpresas de último minuto).
Descripción de los distintos espacios de las sedes que se proponen usar para cada actividad, incluyendo aforo y equipamiento si es posible. Tener en cuenta, además de las salas de charlas/talleres, los espacios para patrocinadores, coffee breaks y/o almuerzo y otras actividades.
Puntos extra:
- Si la sede no impone su propio catering o, en caso negativo, si tiene precios asequibles.
- Si está bien comunicada por transporte público con el núcleo urbano durante el fin de semana.
- Si las zonas bien comunicadas ofrecen precios de alojamiento asequibles o se ha llegado a algún tipo de acuerdo para tenerlos.
- Capacidad de hacer el evento híbrido (presencial y online).

¿Qué iniciativas concretas se llevarán a cabo para promover la diversidad?

Esto puede incluir, entre otros/as:

Realización de talleres para mujeres y otros grupos infrarrepresentados
Programas de mentorización
Búsqueda de edificios accesibles
Contratación de interpretación en lengua de signos o subtitulado
Becas de entrada, transporte y alojamiento
Prioridad en la adquisición de entradas para algunos colectivos…

¿Cómo se emitirían las facturas del evento y se realizarán los pagos?

Todos los años se han emitido y cobrado/pagado desde la Asociación Python España, pero admitimos cambios en ese sentido si son razonables. Si no se hace así, la candidatura debe contener una propuesta clara de:

Cómo se va a hacer el seguimiento del presupuesto del evento.
Si es necesario que la Asociación Python España adelante fondos: cuántos y cuándo.
En caso de beneficios/pérdidas, cómo se distribuirán.

Información sobre la localidad

Es siempre interesante conocer un poco más sobre la localidad en la que se realizará el evento, puesta en contexto en lo que es un evento técnico. Gastronomía, vida nocturna, curiosidades.

Filosofía del evento

¿En español o en inglés?
¿Algún tema especial que se quiera favorecer?
¿Eventos satélite? ¿Colaboración con otras comunidades?
¿Iniciativas de responsabilidad social o medioambiental?
¿Participación de otros colectivos como niños o personas mayores?
¿Más ideas rompedoras?

Responsabilidades

Del equipo organizador

El equipo organizador será responsable de gestionar todas las tareas correspondientes a la organización de la conferencia.

Ser responsable implica asegurarse de que todas estas tareas se lleven a cabo y lo hagan con la calidad necesaria. En la mayoría de los casos las tareas se pueden distribuir entre colaboradores, ya sean locales o remotos/as. Pero en última instancia es el equipo organizador quien deberá hacerlas si no hay colaboradores disponibles.

En el caso de que un asunto no lo pueda resolver el equipo organizador, lo podrá escalar a la Asociación, quien colaborará en la medida de lo posible en su resolución.

Las tareas de las que el equipo organizador es responsable incluyen la gestión de lo siguiente:

Comunicación y seguimiento de tareas de organización. Este seguimiento puede realizarse por correo, chats, foros, herramientas de gestión de tareas, reuniones, etc.
Contratación y logística con la sede final, incluyendo servicios asociados como limpieza, seguridad, etc.
Catering.
Grabación de charlas, fotografía, streaming (si lo hubiese).
Búsqueda, contacto y seguimiento de patrocinadores y colaboradores, tanto empresas como instituciones.
Diseño, creación y mantenimiento de la información de la web.
Promoción de la conferencia y comunicaciones a través de redes sociales y otros medios.
Entradas de asistentes.
Llamada a propuestas, revisión de las mismas y elaboración de la agenda final.
Búsqueda, contacto y selección de keynoters.
Iniciativas de fomento de la diversidad y becas.
Diseño y producción de cartelería y señalética.
Diseño, producción y entrega de merchandising y packs de bienvenida.
Búsqueda y acuerdos con alojamientos locales.
Reclutamiento de voluntariado local.
Contacto y proporción de información práctica a las personas asistentes.
Organización durante los días del evento.
Vigilancia y aplicación del código de conducta de Python España.
Retrospectiva: El equipo organizador, al finalizar el evento, debe comprometerse a redactar un documento de retrospectiva para poderlo compartir con futuras organizaciones. Esto es requisito de la Python Software Foundation para seguir otorgando financiación en el futuro. En este documento (2 ~ 4 páginas) se incluirá la información relevante del evento, memoria económica, lo que ha salido bien y futuras posibilidades de mejora.

De la Asociación

La Asociación se encargará de lo siguiente:

Emisión de facturas, cobros y pagos, al no ser que se haya acordado de forma diferente.
Otorgar acceso al equipo organizador a las cuentas de difusión y recursos de promoción de la conferencia: Twitter, listas de correo, Telegram…
Infraestructura informática: servidores, registros DNS, cuentas de correo y espacios de almacenamiento.
Búsqueda de colaboradores (locales o remotos) para la organización del evento a través de sus vías de comunicación, en la medida de lo posible.
Hacer cumplir el código de conducta de la Asociación a asistentes, patrocinadores, organizadores/as y colaboradores/as, conjuntamente con el equipo organizador.
Colaborar con el equipo organizador para resolver los asuntos que éste le escale.

Con el fin de facilitar la organización del evento, la Asociación proporcionará al equipo organizador lo siguiente:

Información sobre presupuestos y memorias de ingresos/gastos de ediciones anteriores.
Datos de contacto de empresas patrocinadoras de años anteriores.
Lista y datos de contacto de posibles keynoters.
Código de las webs de años anteriores.
Información sobre aspectos de la organización de años anteriores o cualquier otro dato que conozca que pueda ayudar.

Proceso y otros

¿Cómo y cuándo presentar la candidatura?

Los grupos que estén interesados en organizar la PyConES 2023 deberán enviar un documento con la información anterior a contacto@es.python.org con el asunto “Candidatura PyConES 2023 - [CIUDAD]”.

El último día para enviar este documento es el 1 de septiembre de 2022.

¿Quién evaluará las propuestas y cuándo se publicará la ganadora?

Una vez recibida, la candidatura se hará pública entre todos los socios y socias de la Asociación. Tanto la Asociación como cualquier socio/a se pondrán en contacto con el equipo organizador para aclarar cualquier duda que haya podido surgir y tratar de conocer más detalles de la propuesta de cara a la evaluación final.

La decisión final sobre la propuesta se tomará por votación entre los socios y socias que asistan a la Asamblea General Extraordinaria del 1 de Octubre y se hará pública al cierre del evento el 2 de Octubre de 2022

Código de conducta

Tanto el equipo organizador como asistentes y patrocinadores estarán sujetos al código de conducta de la Asociación.

¿Necesitáis más ayuda?

Aquí tenéis los ejemplos de las candidaturas de los últimos años como ejemplo:

También hay memorias de las ediciones anteriores para quien quiera llevarse algunas ideas:

Desde la Asociación nos ponemos a vuestra disposición para resolver las dudas iniciales que tengáis y ofrecer información sobre presupuestos y datos de todo tipo de pasadas ediciones para quienes lo soliciten. Podéis contactar y contarnos un poco vuestra visión si no tenéis claro cómo enfocarla. Podemos tener una videoconferencia y compartir ideas.

La PyConES es un evento hecho por la comunidad y para la comunidad. Nos volcamos con la PyConES y nos fascina tener la oportunidad de ir cada año a una ciudad nueva y a un nuevo concepto de conferencia. Así que desde cada rincón de la Asociación Python España os animamos a que deis un paso adelante y nos sorprendáis en PyConES 2023.

Muchas gracias por vuestra atención y esperamos vuestras propuestas

Asociación Python España