¡Hola!
Respondiendo un último mail sobre una empresa que quería que le hiciésemos publicidad y a la que hemos remitido a patrocinar eventos he pensado lo siguiente: ahora mismo los posibles patrocinadores no tienen una vía directa para enterarse de los nuevos eventos que organizamos y que podrían patrocinar.
Esto les obliga a estar muy pendientes del Twitter y otras redes si quieren enterarse de los patrocinios, o a nosotros a recopilar todos los posibles patrocinadores en una lista y contactarlos cada vez, quizá uno a uno. Esto no es ideal porque:
- Es muy posible que a la empresa se le pasen eventos o llegue tarde.
- Exige un esfuerzo extra manual por nuestra parte para gestionar la base de datos de patrocinadores.
Para mitigar este problema se me ha ocurrido lo siguiente: crear una lista de correo de distribución (con Mailjet, por ejemplo) a la que los prospectos de patrocinadores se puedan apuntar y a la que enviaríamos información sobre futuros eventos que requieran patrocinio.
En este envío podemos poner los datos más importantes del evento como temática, demografía, número de asistentes esperado, niveles y costes de patrocinio, etc. El mensaje podría tener un mail de contacto o enlace a un formulario para registrar interés en patrocinar. De esta manera, con un solo envío contactaríamos decenas o centenares de potenciales patrocinadores, y más adelante se pueden repartir estos patrocinadores entre varias personas colaboradoras para su seguimiento.
Para empezar podemos meter en esta lista todos los mails de los patrocinadores de los últimos eventos celebrados (PyConES, PyCampES, Tabularconf, etc), previa autorización por su parte.
Esto podría ser un paso previo y más ligero a tener un CRM con todos los contactos.
¿Cómo lo veis?
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Me parece una excelente idea!
No me gustan las listas de correo, ni los newsletters, pero entiendo que no hay otra opción que escale bien y que presente comunicación en el mismo “lenguaje” que muchas personas de empresas buscando ser sponsor usen (correos electrónicos).
Le di una vuelta a un par de opciones, pero agregan más complejidad:
- Tener una sección de eventos en la web de Python España, en las cuales las personas interesadas puedan agregar con un PR el evento. Problema: La gente tiene que estar enviando PRs, y si no conocen bien
git se les hará difícil. Además, las personas de empresas de seguro olvidan el sitio web después de visitarlo una vez.
- Publicarlos por Twitter todos los
<día de la semana> (una vez al mes, o cada X semanas) Problema: De la misma forma que las personas interesadas se pueden olvidar el sitio web, de seguro pierden la costumbre de mirar la cuenta de Twitter.
Si bien la solución parece ser la más adecuada, aún hay que definir cómo las organizaciones de distintos eventos comunicarán la información a incluir, y para evitar la pérdida de información (o que se les olvidó enviar el email de contacto, o el deadline, etc) quizás se podría tener un formulario simple y colgarlo en algún sitio de la web de Python España, para que la gente sepa donde enviarlo, pues si se transforma en tener que estar buscando a la gente para que envíe la información, va a ser mucho trabajo.
Tenías alguna idea distinta para la recopilación de información Isra?
Hola.
Había dejado algo más de tiempo para ver si más gente daba su opinión.
La opción de enviar un email mediante una lista de correo a los prospectos de patrocinadores realmente no es incompatible con las otras dos opciones que comentas:
- Ya tenemos una sección de Eventos en la web de Python España. Tenemos que mejorar las instrucciones sobre cómo publicar eventos y animar más a publicar, pero ahí está y los patrocinadores los pueden ver. Pero claro no van a estar revisándolo cada 2-3 meses, y puede que entonces ya sea demasiado tarde.
- También podemos pedir patrocinadores por Twitter, pero creo que como bien dices es fácil que la gente de las empresas se olvide, y seguro que muchas ni miran Twitter nunca.
Respecto a definir cómo las organizaciones comunicarían la info a incluir, en principio mi idea era hacerlo sólo con los eventos donde Python España participe y busque patrocinadores. También se pueden incluir eventos similares de comunidades locales.
La info sobre el evento debería ser siempre similar. Por ejemplo:
- Nombre del evento
- Fecha y lugar
- Número de asistentes esperados/as y datos demográficos (si se tienen)
- Pequeña descripción, explicando por qué te podría interesar patrocinar
- Paquetes de patrocinio, con sus precios y sus contrapartidas
- Fechas límite para aplicar como patrocinador
- Contacto para aplicar como patrocinador o pedir más info
¿Cómo lo ves?