¡Hola gente!
Un problema con el que casi todos nos hemos encontrado alguna vez es el de gente que se apunta como asistente a un evento presencial pero que al final no viene y no avisa. Esto puede generar varios problemas como comprar más picoteo del que toca o que haya gente que se quede sin poder asistir porque falte sitio.
¿Qué estrategias habéis pensado y/o probado en vuestros grupos para lidiar con este problema? Ya sea para evitar que ocurra o minimizar su impacto. ¿Cuáles os han funcionado mejor?
En Python Sevilla tenemos asumido que habrá un 50% de no asistencias aproximadamente, no hemos hecho los cálculos. No estoy seguro de la capacidad que teníamos pre-pandemia, en torno a 40 personas o así, nunca hemos tenido problema de aforo. Si la situación se convirtiese en un problema, y con la situación actual es más probable que la gestión del aforo haya que plantearla de otra manera, pues tendremos que adaptarnos. Habría que ver la disponibilidad de salas más grandes para garantizar el suficiente distanciamiento social. No creo que nos planteemos ningún evento físico hasta Octubre como mínimo.
En PyDataMallorca hemos encontrado los problemas que dices. Hemos coqueteado con la idea de pasar lista y ‘banear’ para el siguiente evento al que se apuntase y no viniese. Después de discutir los pros y contras creo que no lo llegamos a aplicar nunca. Una persona puede caer en el último momento por motivos personales, laborales,…, y no somos nadie para juzgar a otros. También consideramos el pedir 1/3/5€ para poder inscribirse y devolverlos a todo el que asista pero desistimos por el tema de infraestructura y de tener que gestionar el dinero sin ser asociación ni nada por el estilo. Así que seguimos algo parecido a lo que hacen en Python Sevilla, basarnos en la experiencia y capear los temporales.
Nosotros solemos servir bebida y comida. Con la bebida no hay mayor problema porque se puede guardar para el siguiente evento (pero nos toca a los organizadores tener que cargar con todo eso, almacenarlo en casa, cargar de nuevo con ello para el mes siguiente). Con la comida pues hacemos mediciones a ojo. Si un meetup sobra lo intentamos repartir entre los asistentes para que al día siguiente tengan comida para la ofi, con el personal de vigilancia que hacen noche en el sitio donde hemos celebrado el meetup, con el personal de la limpieza,…, y en última instancia nos lo llevamos nosotros (y engordamos). Si nos quedamos cortos pues nos disculpamos y listo. No creo que haya solución ideal.
Hacer las cuentas de asistencia es muy difícil. A priori podemos tener un cartel interesante (opinión subjetiva) y se presentan 30 personas y en otras podemos tener un cartel quizá más simplón (opinión subjetiva) y se nos presentan más de 100 personas. A ojo de buen cubero yo diría que tenemos un 70% de cumplimiento, en general, excepto fechas raras, como ya he comentado.
Saludos.
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Respecto a este tema, creo que en Canarias guardan el dinero y lo emplean en comprar la bebida y comida, no lo devuelven. Siempre es un pago bastante simbólico creo, como decís menos de 5€ siempre. @sdelquin y @euribates pueden confirmar.
Si necesitáis apoyo logístico para cobrar esto quizá podemos utilizar los medios de la asociación para ayudar, por si alguien se lo planteaba. 
Hola! Qué tal?
En nuestra experiencia el hecho de cobrar un mínimo siempre ayuda con la asistencia. Hay un mayor compromiso cuando se aporta algo de dinero. Incluso para eventos pequeños se puede pedir algo con lo que te aseguras una mayor afluencia.
Es cierto que en el último PyBirras (presencial) pedimos una pequeña cantidad y aprovechamos para comprar algo de comer y de beber. La venta de entradas también ayuda a los gastos inherentes a la asociación.
Saludos!
En BCN les “amenazamos” con una lista negra, de gente que se apunta y no asiste, y luego quedarían despriorizados de futuros eventos:
La lista negra existe, presuntamente, ¿quien lo duda? 
En todo caso, lo repetimos varias veces:
- en el evento de meetup
- en un email recordatorio
- en twitter
- en el mismo evento
Lo q sí redujo un poco el absentismo en pydatamallorca fue abrir el registro unos días antes del evento, no abrirlo semanas antes pero aún así…
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¡Hola! También enviar un correo el mismo día del evento a primera hora de la mañana ayuda a las personas más despistadas. En más de un ocasión me encontré con algún mensaje de alguien que se lamentaba por no haber ido al evento por no haberse acordado 
Saludos.
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