¡Hola peña!
En la última PyConES estamos gestionando el seguimiento de los patrocinadores con una hoja de cálculo tuneada y un grupo de Google abierto compartido. Distribuimos las empresas patrocinadoras entre voluntarios/as y cada persona se encarga de la comunicación y seguimiento de las suyas, desde su correo propio y copiando al grupo de Google de patrocinadores.
Personalmente le he visto algunos problemas a este sistema:
- Los mensajes que se copian al grupo de patrocinadores llegan a todo el mundo apuntado a la lista, pero cada uno solamente tiene que hacer caso a los suyos. Hay bastante ruido.
- Enviar mails a cada empresa patrocinadora es bastante manual, copiando y pegando los emails de contacto y respondiendo en un hilo que se puede alargar bastante.
- El seguimiento de las tareas posteriores, tales como gestionar las ofertas de trabajo, enviar entradas, merchandising, etc. se puede hacer difícil, ya que cada tarea implica varios estados, hay que ver quién ha hecho algo y quién no, etc. y muchas veces la gente se olvida de actualizar los estados, con lo que hay que ir revisando mails manualmente, y es un peñazo.
Mi pregunta es, ¿alguien ha trabajado con algún CRM que crea que pudiese simplificar esta tarea? He estado probando con Hubspot (después de buscar CRMs con opción gratuita) y algunos de estos problemas los mitiga. Pero tiene una curva de aprendizaje importante, y además algunas de las opciones interesantes son de pago (aunque no super caras).
Cuando he preguntado en otro grupo, he visto que la gente ha utilizado principalmente hojas de cálculo y Trello. Trello me parece un poco locura si tenemos en cuenta que gestionamos cerca de 200 contactos/leads en la PyConES.
¿Habéis probado algún sistema de gestión de patrocinadores/leads/eventos o CRM que os haya merecido la pena en cuanto al trabajo que ahorra y claridad que aporta, frente a hojas de cálculo y Trello? ¿Creéis que merece la pena explorar la vía de los CRMs, o puede ser simplemente una fuente de gasto y confusión?
Gracias.